Interview Liegenschaftsverwaltung: Das rät der HEV-Experte

Patrik Schlageter, was versteht man in der Schweiz unter Liegenschaftsverwaltung – und welche Aufgaben umfasst sie konkret?

Unter Liegenschaftsverwaltung versteht man die proaktive Betreuung einer Liegenschaft, sei es ein Mehrfamilienhaus, ein Einfamilienhaus oder eine Wohnung. Deren Verwaltung ergibt in meinen Augen nur dann Sinn, wenn man die Liegenschaft vermietet. Wer also ein Einfamilienhaus besitzt und dieses selbst bewohnt, muss nichts machen.  
 
Die Aufgaben der Liegenschaftsverwaltung lassen sich grob gesagt in drei Bereiche einteilen: administrative, technische und finanzielle Tätigkeiten. Zum administrativen Bereich gehört etwa die Korrespondenz mit der Mieterschaft sowie mit weiteren Anspruchsgruppen wie zum Beispiel Versicherungen. Der technische Teil betrifft das, was direkt vor Ort geschieht – also beispielsweise Wohnungsabnahmen oder -übergaben, Reparaturkontrollen oder auch Hauswartungskontrollen. Der finanzielle Bereich umfasst sämtliche Abrechnungen, insbesondere die Nebenkostenabrechnungen sowie die Liegenschaftsabrechnungen, die man später auch für die Steuererklärung benötigt.

Welche rechtlichen Vorschriften gelten hierzulande für die Liegenschaftsverwaltung?

Es gibt einen Verwaltungsvertrag, den wir mit unseren Kundinnen und Kunden abschliessen. Unsere Kundschaft sind Eigentümerschaften von beispielsweise Mehrfamilienhäusern, die sich an uns wenden – wir übernehmen dann die Liegenschaftsverwaltung. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei um einen einfachen Auftrag, der jederzeit von beiden Parteien gekündigt werden kann. Bei unserer täglichen Arbeit haben wir viel mit Mietrecht, Baurecht und Sachenrecht zu tun – all das ist im Obligationenrecht und im Zivilgesetzbuch geregelt. 

Was sind die wichtigsten rechtlichen Aspekte, wenn man seine Eigentumswohnung vermieten will?

Da sehe ich weniger rechtliche Aspekte im Vordergrund. Wichtiger ist, dass man mit Bedacht vorgeht und bereits bei der Ausschreibung darauf achtet, eine Mieterschaft zu wählen, die gut ins Haus passt. Wenn es sich beispielsweise um ein ringhöriges, älteres Haus handelt, in dem der Boden knarrt, ist es nicht ideal, wenn eine Familie mit zwei kleinen, lebhaften Kindern einzieht. In so einem Fall würde ich eher auf eine ruhige Person setzen, die genau diese ruhige Liegenschaft bewusst sucht. Umgekehrt gilt: Wenn es sich um eine kinderreiche Liegenschaft handelt, sollte man keine Mieterschaft wählen, die Mühe mit Lärm hat oder viel Ruhe erwartet. 
 
Wenn man eine Liegenschaft über längere Zeit betreut und kennt, entwickelt man ein gutes Gespür dafür, welche Menschen in eine bestimmte Wohnung passen. Darum ein wichtiger Tipp: Es lohnt sich, die gegenseitigen Erwartungen frühzeitig zu klären – was sucht die potenzielle Mieterschaft? Solche Gespräche helfen, spätere Konflikte zu vermeiden. Kurz gesagt: Es fängt bei der Auswahl der Mieterschaft an. 

Wenn du an die Praxis denkst: Was wird in der Liegenschaftsverwaltung oft unterschätzt?

Der Aufwand einer Liegenschaftsverwaltung: Die Verantwortung ist riesig, schliesslich geht es um sehr viel Geld, um Vermögen und um monatliches Einkommen. Ausserdem ist das Mietrecht sehr formalistisch und gewisse Vorschriften müssen genau eingehalten werden. Zum Beispiel muss man bei der Neuvermietung einer Wohnung im Kanton Zürich ein offizielles Anfangsmietzinsformular beilegen. Ohne dieses Formular ist der Mietzins rechtlich nicht gültig zustande gekommen. 
 
Viele Verwaltungen, die wir übernehmen und zuvor von Privatpersonen geführt wurden, haben das oft nicht beachtet und rechtlich nicht korrekt gehandhabt. Beispielsweise werden Mietverträge nicht richtig ausgefüllt, etwa was die Nebenkosten betrifft. Oder das Mietzinsdepot wird auf einem Privatkonto gehalten, anstatt auf einem Sperrkonto bei einer Bank auf den Namen der Mieterschaft. 
 
Man muss jederzeit erreichbar sein und Probleme rasch beheben können. Angenommen, im Winter fällt in einer Mietwohnung die Heizung aus – dann möchte die Mieterschaft natürlich, dass das so schnell wie möglich behoben wird. Unterschätzt man diese Anforderungen, kann es auch vorkommen, dass Fälle vor der Schlichtungsbehörde landen. 

Wann ist es denn sinnvoll, die Verwaltung einer Liegenschaft an eine Fachperson abzugeben?

Das lässt sich nicht generell beantworten. Meiner Meinung nach ist es sinnvoll, wenn man mehrere Objekte verwaltet. Ebenso, wenn man sich nicht mit der Materie auskennt und daher Unterstützung braucht. Es geht dabei, wie gesagt, auch darum, Verantwortung zu übernehmen. Um ein Beispiel zu nennen: Wenn in deiner Mietwohnung der Kühlschrank ausfällt und du die Hauseigentümerin oder den Hauseigentümer kontaktierst, diese Person aber sagt, sie sei gerade in Asien in den Ferien und habe keine Zeit, dann ist das natürlich nicht akzeptabel. Wer diese Verantwortung nicht übernehmen will, keine Zeit dafür hat oder sich fachlich nicht auskennt, ist gut beraten, sich professionelle Unterstützung zu holen.

Worauf sollte man bei der Auswahl einer Liegenschaftsverwalterin oder eines Liegenschaftsverwalters besonders achten?

Wichtig ist, dass es sich um eine seriöse und professionelle Firma handelt. Ich würde keine Einzelperson wählen, sondern ein Unternehmen, das voraussichtlich auch in fünf Jahren noch besteht. Entscheidend ist auch die Erfahrung – ich würde darauf achten, dass die Firma schon seit einigen Jahren auf dem Markt ist und über entsprechende Praxis verfügt. Empfehlenswert ist zudem, ein paar Referenzen einzuholen, idealerweise von Personen oder Eigentümerschaften, die in einer ähnlichen Situation sind. 
 
Worauf ich ebenfalls Wert legen würde: Die Liegenschaftsverwaltung sollte in den Händen von jemandem liegen, der die eigene Philosophie mitträgt. Ein Beispiel: Wenn eine Eigentümerschaft selbst noch im Haus wohnt und mitreden möchte, wer eine Wohnung mietet, dann braucht es eine Verwaltung, die auf solche Bedürfnisse eingeht und das entsprechend mitträgt. 

Was ist das Besondere an der Verwaltung von Gebäuden mit unterschiedlichem Verwendungszweck, beispielsweise Stockwerkeigentum im Vergleich zu Mietliegenschaften?

In der Praxis unterscheiden wir zwischen der Verwaltung und Betreuung von Mietliegenschaften, die zum Beispiel einer Einzelperson oder einer Firma gehören, und der Verwaltung von Stockwerkeigentum. Beim Stockwerkeigentum gibt es gesetzliche Auflagen – etwa die Pflicht, einmal jährlich eine Versammlung einzuberufen. Die Verwaltung hat hier ausschliesslich mit den Stockwerkeigentümerschaften zu tun.

Im Stockwerkeigentum betreut die Liegenschaftsverwaltung eher das Haus als Ganzes, insbesondere die gemeinschaftlich genutzten Bereiche. Im Stockwerkeigentum verfolgen die einzelnen Eigentümerschaften oft ihre eigenen Interessen, die nicht immer mit denen des gesamten Hauses übereinstimmen. Bei einer Mietliegenschaft hingegen gibt es nur eine verantwortliche Person – also die Eigentümerschaft des Hauses – und diese hat das gesamte Gebäude im Blick.

In der Praxis zeigt sich: Es gibt Verwaltungen, die gerne Stockwerkeigentum betreuen, und andere, die solche Objekte bewusst vermeiden. Beides hat Vor- und Nachteile. Viele sagen, sie möchten nicht mehrere Abende im Jahr damit verbringen, Stockwerkeigentümerversammlungen zu leiten. Diese finden meist zwischen März und Mai statt, was schnell zu mehreren Versammlungen pro Woche kommen kann. Ausserdem braucht es ein gewisses Selbstvertrauen, um vor vielen Personen zu stehen und diese, wenn nötig, auch in ihre Schranken zu weisen.

Angenommen, ich besitze ein Ferienhaus und möchte dieses vermieten – was muss ich in Bezug auf die Liegenschaftsverwaltung hierbei beachten?

Hier stellt sich zuerst die Frage, ob man das Ferienhaus dauerhaft an eine Person oder ob man es wochen- oder monatsweise an verschiedene Personen vermieten will. Ein typisches Beispiel ist ein Ferienhaus in den Bergen, das möglicherweise im Winter – etwa über Weihnachten und Neujahr – oder im Sommer zum Wandern gefragt ist, in der Nebensaison aber weniger genutzt wird.

Wenn man sich für eine kurzzeitige Vermietung entscheidet, ist der Aufwand deutlich grösser. Die Liegenschaftsverwaltung muss regelmässig vor Ort sein, das Objekt reinigen, pflegen, übergeben und wieder abnehmen. Wenn etwas kaputt ist, muss es ersetzt oder repariert werden. Hinzu kommt, dass die Anreise zum Ferienhaus unter Umständen lang ist – und wenn man diese mehrfach im Jahr auf sich nehmen muss, stellt das einen erheblichen Aufwand dar. Ob man sich das zumuten will, muss man am Ende des Tages für sich selbst entscheiden. Grundsätzlich unterscheidet sich die Verwaltung eines Ferienhauses aber nicht von der eines Hauses im Allgemeinen.